阿里严小云:标准化管理流程的2大要点


2023-04-11 08:28:17   来源:量子教育   点击:
5个人的团队和500人的团队,哪个团队的业绩更可控?很多人会选5个人。因为人越少,管理起来越简单。其实,所谓“人越多越不可控”,只是因为管理者在用“人治思维”带团队。只要建立标准化的团队管理流程,带500人的团队依然很轻松,团队产出也会更可控。建标准:追过程
读完本文,你能了解到标准化管理流程的2大要点:
1.建标准:客户管理系统、员工管理系统
2.追过程:“三报四会”、“三盯三到”


以下为正文:


一、建标准:客户&员工标准化管理


管理者如何轻松带好500个人的团队?


首先要建立标准化的管理流程,做好过程管理。


那标准化的管理流程应该怎么做?


比如说,我先拿阿里的销售团队来给大家打个样。看看阿里是如何实现销售团队批量管理的。


1.客户管理体系


首先阿里有一套非常完善的标准化客户管理系统,我们称之为CRM库。


无论是公司分发的资源,还是销售自拓的资源,也不管客户的意愿高低,只要是目标客户,阿里都要求销售必须录到CRM库中。


销售联系完客户以后,必须写好联系小记,如客户名称、拜访内容、客户需求点、疑议点、接下来的跟进策略等等。


销售写完联系小记以后,阿里会根据客户漏斗,比如客户是否认可电子商务趋势、是否认可公司产品等来制作成熟度标签:


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比如,销售在客户沟通以后没有找到关键决策人,我们就定义为4类客户。


如果找到了关键决策人,但是合作意愿没有那么高,我们会定义为3-客户;如果找到了关键决策人,并且合作意愿很高,这个月内有机会来合作的,我们就定为这3类客户。


如果销售已经给客户发过合同,客户合作意愿非常高,近期就可以定下来,我们就定义为2类客户。


如果说发出合同,并且合同已经盖章了,我们会定义为1类客户。


不同标签的客户,我们会有标准的沟通话术和跟进节奏。


比如,3-5天内要去跟进一下3-类客户,5-7天内跟进一下3类,2类客户是每天都要跟进等等。


这不是我拍脑袋说的,而是根据历届Top Sales的方法提炼出来的。


如果你已经是销冠,那我们就提炼你的方法论复制给别人。


如果你还不是销冠,我们把这么多销冠的方法论都提炼出来给到你,你就可以直接拿来用。


这样一来,不仅复制销冠变得容易,复制销售主管乃至销售团队都会变得容易。


因为管理者只要按照标准化的管理体系,检查团队伙伴做得对不对就可以了。


2.员工管理体系


除了客户管理系统,销售团队也要有标准化的管理体系。


比如,我们把销售的时间做了分配。


每天晚上回家之前,有几件事一定要做好的:比如明天要拜访的客户数量以及跟进策略、明天的路线安排或者联系客户的节奏等等。


每个周末,销售也必须要做好这3件事:


第一是,上周的目标回顾、仓库的资源盘点、以及上周各环节的转化率分析;第二是下周的客户安排,自拓资源的入库;第三是客户的盘活跟激活,老客户的客情维护。


还有白天的8个小时,什么时间段联系什么样的客户,我们都会给到一个清晰的标准。


这个标准,也是基于Top Sales的经验提炼出来的。


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大家仔细看上面的黄金时间表,每一个都是经验。


比如我们要求销售每天8:30-9:30,一定要先联系新客户。因为我们刚起床,脑子都比较迷糊,联系老客户时万一说得不好,成本有点高。


而新客户的成本比较低,对我们的戒备心理也少一些,要求也更低,因此可以用新客户稍微过渡一下。


有了标准化的客户管理系统和员工管理系统,销售管理者要做的事就是,抽查销售有没有按照标准化的管理体系去做。


如果是能力问题就解决能力问题,态度问题就解决态度问题。这样一来,做管理就会简单很多。


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我经常说一句话:优秀企业做很多事情的底层逻辑,往往是一样的。


除了阿里以外,华为也做了标准化管理体系,比如IPD项目流程(产品开发流程)的标准化,比阿里做得还要好。


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二、追过程:“三报四会”


标准建好了以后,我们还要做过程跟进。


这里我要跟大家明确一个观点,做好过程管理的前提一定是先做好目标管理。


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只有年度规划分解到了月度规划、周计划、日行动计划上,管理者每天、每周、每月的跟进、修正、复盘才能落实,最终保证年度目标的达成。


大家一定要清晰地认识到,追过程的前提一定是目标落在了行动计划上。定完目标后,管理者要跟员工就行动计划达成共识。


换句话说,管理者定目标时,NASA法则(有数字、有分析、有策略、有行动计划)有没有运用到位?有没有把定目标、谈目标、晒目标以及整个目标管理流程给做到位?


管理者千万不要为了追过程而追过程,任何过程管理的跟进一定是从目标管理开始的。




我们做周复盘、月复盘时,也一定要先看,是当时定目标的策略或者行动计划出问题了,还是过程执行出问题了?


具体怎么做过程跟进,这里我也分享一个追过程的工具,叫做“三报四会”,即日报、周报、月报,早会、晚会、周会、月会。


有了“三报四会”,管理者就能够及时检查到团队成员的问题,并且给到反馈。


我们说,管理要“No Surprise”。如果没有开会,管理者发现不对的地方,只能一对一沟通,效率就会很低。


如果有些问题是共性问题,那就可以在“三报四会”中统一反馈。


1.日报的格式设计


日报一般会由几个模块构成:


①数字模块


比如,今天的业绩结果以及过程数据,进了多少款,跑了几家客户,分别属于哪几类。


②异常模块


如果有异常客户,需要及时反馈给上级,上级也可以帮忙判断处理。如果团队里有表现异常的员工,也可以及时反馈给上级。如果没有,也不要硬加。


③明日事项


比如,明天要跟进哪些客户,计划什么时段联系等等,简单描述一下,按照优先级列好。


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2.周报的格式设计


①回顾目标


当初的行动意图是什么、目标是什么、预先制定的计划是什么?


②评估结果


比如实际发生了什么,在什么情况下怎么发生的。


③分析原因


实际情况跟当时的预估有没有差异。如果有,那好的为什么好,差的为什么差?


④总结经验


不仅好的经验要总结,坏的经验也要总结,以便后面及时调整。


⑤新的行动计划


说明白下一个阶段新的行动计划。


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月报、年报也是差不多的格式。


只不过,周报阿里通常会用word,插入一些图片来辅助说明。而月报、年报都会要求做PPT,把重点事情提炼出来做汇报。


3.早会的标准流程


一般来说,早会晚会是销售团队必须要开的。


中后台只需要开周会、月会以及项目的专项会议,早会和晚会可以根据实际情况安排,不是必须要开。


那销售团队的早会是怎么开的?


一般来说,阿里要求管理者必须严格将早会时间控制在15分钟以内,主要强调3件事:


①喊队呼


所谓借假修真,喊队呼可以提升团队人员的精神状态。


②强化目标


每天把团队的目标、每个成员的目标都强调一下。


③重要事项提醒


把当天的注意事项和重要事项再强调一下。


4.晚会的标准流程


晚会一般比早会时间长,不过同样要求时间控制在40分钟以内。


①“倒垃圾”


销售在客户那里很容易受挫,所以会议正式开始前,可以花5分钟的时间让大家倒一下“垃圾”。


②补充养分


销售拜访客户过程中,有哪几个重点客户,团队可以一起穿透研究,看看怎么做会更好。以后类似的客户,怎么做比较有效。



还有管理者在陪访员工或者听电话录音过程中,发现了员工的问题,可以开晚会时强调一下。


③明日事项


管理者要跟团队说一下,明天事项的优先级、拜访客户的路线安排等等。


注意,开会时,一定要让员工先说,管理者后说。这样做的好处是,可以增加员工的成就感,减少管理者帮员工修正时的逆反心理。


5.周会的标准流程


开周会跟晚会差不多,只不过时间更长。


开周会时,阿里会鼓励团队成员互相照镜子、点评、学习。


6.月会的标准流程


前面3个会都是一对多的,月会我建议要更重视一点。


①一对一面谈


首先,管理者跟团队成员一对一面谈。比如,上个月的情况要复盘,下个月的目标要达成共识。


另外,就是一些只适合一对一表达的感受、观点、想法等等。


一对一沟通时,管理者可以把职业规划加入进去,让员工工作更有方向和动力。


②月度会议


跟所有人聊完以后,再来个愉快的月度会议,互相照照镜子,强调一下本月的共性问题和下个月的重要事项就可以了。


7.关注4大维度


总的来说,三报四会只是一个复盘工具。而作为管理者,复盘一定要有这4个维度。


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①分析事


作为管理者,分析原因的时候,一定要先分析事。团队哪些事做得好,哪些事做得不好。


②分析人


事分析完了以后,就要分析到人。作为管理者,在向上汇报的时候,一定不要忘记人的维度。


比如,哪些人做得好,哪些人做得不好,异常员工如何处理。


关于员工士气和能力提升上,做了哪些事情,实际结果是什么。


③分析团队


团队整体情况如何,士气怎么样,能力如何,人才梯队如何,也是管理者需要复盘的。


④分析组织


组织层面的复盘,是思考制度、流程是否需要优化。


三、追过程:三盯三到


追过程的具体动作叫“三盯三到。”


1.三到:到人、到事、到天


很多管理者开会的时候,是这么说的:“各位伙伴,我们团队今天的业绩不太好,主要是团队促销做得不好。”


如果你是团队成员,你会做改进吗?


不会。你大概率只会觉得:“领导说的一定是老王,不是我。我促销做得挺好的。”这是人性。


那什么情况下,你会做改进呢?


是领导开会的时候直接说:“小张,你今天在什么地方做得不太好。你需要优化一下,明天我要看你的改进成果。”


管理者只有到人、到事、到天,团队成员才会改进。


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2.三盯:盯数据、盯细节、盯因由


①盯数据


我在阿里做大区总的时候,带了几百个人,下面有部门经理、主管以及基层销售,我是不直接带主管跟销售的。


但是我会盯主管和销售的数据,分析他们最近的表现。


比如,某主管最近的0转3类客户的转化率下降了,可能是产品层面出了问题,不会讲产品。


如果是3转2类客户的转化率下降,可能是疑义处理出了问题。


如果是2转1类客户的转化率下降,可能是促销环节出了问题。


虽然我不直接管理下面的主管,但只要盯他们的数据,情况我依然能够了如指掌。


当我发现问题后,我就会回头看对应部门经理的汇报。


如果经理也发现了这个问题,并且有了对应的行动计划跟措施,那就OK。如果没有发现,那我就会把部门经理叫过来,把这个情况反馈给他,让他去跟进。


这样一来,我通过盯数据,也能够形成管理闭环。


 
②盯细节


盯细节也很重要。


举个例子,阿里规定,新销售3个月不出业绩,就会被淘汰。但是销售总监或者大区总手上都有一块免死金牌。


主管可以帮销售申请,如果大区总同意,那就可以给这个销售发一个免死金牌,延长3个月时间。


曾经有个主管来找我,帮下面的销售申请免死金牌。


他的理由是:这个销售拜访量非常努力,别人的拜访量是5个,他一般都在7个以上。别的销售拜访客户5、6点就回来了,他要聊到晚上7、8点。所以,希望公司再给他一次机会。


听起来很有道理,我就说:“好吧,考虑一下”。


然后,我就打开了这个销售的CRM库,去看他记的联系小记。


他的联系小记是这样写的:


第一条:x月x日,我去拜访了xx公司,见到了办公室的王主任。他告诉我说确实想做电子商务,但这事要李总决定,但李总今天不在。


第二条,x月x日,我又去拜访了该公司,又碰到了办公室的王主任。他又说还是想做电子商务,但李总还是不在。


一连4次联系小记,表述都大同小异。


这位销售真的有用心做销售吗?恐怕不是。


真正用心做销售的人,面对这么好的客户,是不会连续拜访4次,都没找到关键决策人的。


退一万步讲,这位销售只要跟王主任讲:“如果咱们确实想做电子商务,您看是否可以把李总电话给我,我跟他谈一谈。或者您帮我约一下李总,我们再一起跟他聊一聊。”是不是也可以尽快推进?


这位销售,其实是典型的“小白兔”型员工。看起来很努力、很听话,但其实不用心、执行力也不高。


阿里有句话叫“赏明星杀白兔”,就是要剔除掉这种人。


但话说回来,所有的员工问题,其实都是管理问题。


这些员工固然有问题,但最大的问题还是在管理者。


主管带了这个销售3个月,竟然没能发现这个问题。如果早些发现,就可以早点给予辅导,而不是因为没有业绩被干掉。


③盯因由


周报很重要,但很多管理者有时候连周报都写不好。


比如,周报里说这周团队业绩不太好,是因为我们团队士气不太高、执行力也不太高。



士气不高、执行力不高,这都是一个现象。身为管理者,最重要的是找出现象背后的原因。


如果管理者连原因都没有找到,上级领导又怎么会相信他接下来可以翻盘呢?


所以说,我们追过程的时候盯因由也很重要。


发生了现象,一定要层层拨开表面的现象,找到最底层的原因。

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